En todas las empresas la comunicación es algo básico para conseguir resultados exitosos. Es cierto que hoy en día con las nuevas tecnologías estamos más en contacto que nunca los unos con los otros. Pero, aun así, es necesario planificar reuniones de trabajo periódicamente para compartir información y establecer unas acciones a seguir por el bien de una empresa. Pero, para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es fundamental realizar una planificación previa y seguir unas determinadas indicaciones con el fin de conseguir los mejores resultados posibles.

¿Cómo organizar reuniones efectivas?

Las reuniones siempre van a formar parte del día a día de las empresas, da igual que sean de forma presencial o a distancia. Por eso, es muy importante saber organizarlas adecuadamente. Hay que intentar que cada reunión sea productiva y no una pérdida de tiempo, y para eso el secreto está en la planificación previa. Hay varios aspectos importantes a considerar antes de celebrar una reunión de trabajo, uno de ellos es la elección del espacio adecuado para organizar ese tipo de eventos.

Los centros de negocios cuentan con salas ya preparadas para hacer reuniones exitosas. En el Centro de Negocios Coslada nos adaptamos a tus necesidades, podrás utilizar una de nuestras salas para reunirte con proveedores, clientes o socios. Son salas acondicionadas en temperatura, con la decoración adecuada para evitar distracciones, con el mobiliario necesario y con la tecnología más avanzada. Todo ello te ayudará a tener éxito en cada reunión laboral que realices en nuestras modernas instalaciones.

¡Da una buena impresión en las reuniones!

¿Cómo realizar reuniones efectivas de trabajo?

En esta guía para organizar reuniones de trabajo efectivas te voy a explicar los 10 pasos que debes seguir para tener éxito.

¡Toma nota!

 

1º Paso: Establece los objetivos a conseguir en la reunión de trabajo

Todas las reuniones deben tener uno o varios objetivos a alcanzar, y deben servir para tomar decisiones importantes. Define los objetivos de la reunión y valora la situación de la empresa con respecto a ellos.

 

2º Paso: Informa a los asistentes con antelación de la celebración de la reunión

Tienes que informar con bastante antelación a las personas que van a asistir, de cuando se celebrará el evento y el motivo por el que se organiza. Puedes hacerlo enviando un email a todos, es una manera rápida de comunicarlo y sin coste. Así, cada asistente puede prepararse lo que quiera decir en esa reunión y no le pilla de sorpresa.

 

3º Paso: Invita solo a las personas necesarias

No es necesario que cada reunión sea multitudinaria. Convoca únicamente a aquellas personas a las que de alguna manera les afecte los puntos a tratar.

 

4º Paso: Elige el lugar adecuado para la celebración

La elección del espacio donde se va a celebrar la reunión es fundamental en el éxito que tenga. El lugar elegido debe contar con unas mínimas condiciones, como tener el mobiliario necesario, la última tecnología, y aparatos de climatización para que los asistentes se encuentren cómodos.
 

5º Paso: Establece la duración de la reunión

Las reuniones largas se hacen pesadas, así que no hagas que sean interminables. Establece una hora de inicio y otra de finalización, lo ideal es que dure como máximo unos 45 minutos, y si se hace a primera hora de la mañana mucho mejor para evitar interrupciones.

 

6º Paso: Sigue la estructura de las reuniones de trabajo efectivas

Para que las reuniones de trabajo sean efectivas es preciso que sigan una estructura. En primer lugar, trata los puntos más importantes, es decir, expone los motivos por los que se convocó. A continuación, propón las acciones a acometer para conseguir los objetivos marcados y finaliza con temas secundarios.

 

7º Paso: Escucha a todos los participantes

El éxito de una reunión pasa irremediablemente por escuchar las ideas y sugerencias de todos los asistentes. Ejerce de mediador para evitar que solo hablen los mismos.

 

8º Paso: Aclara las dudas

Deja que en los últimos minutos de la reunión los asistentes expongas sus dudas y sugerencias. Aclara todo para mejorar los resultados del encuentro.

 

9º Paso: Finaliza la reunión con unas conclusiones

Para finalizar la reunión de trabajo, recuerda los objetivos que se quieren alcanzar y las acciones acordadas para conseguirlos.

 

10º Paso: Envía después un resumen de la reunión

Tras acabar la reunión, puedes hacer un resumen de lo que se ha acordado y enviárselo a cada uno de los asistentes.

Importancia de la elección del espacio apropiado para celebrar una reunión exitosa

El lugar de celebración de una reunión de trabajo es importante para que la misma tenga éxito. Existen diversas opciones, puedes escoger la sala de un hotel, un espacio de tu empresa, o alquilar una sala de reuniones en un centro de negocios. Tradicionalmente, se escogía la opción del hotel, pero resulta más caro que un centro de negocios.

El espacio elegido debe aportarnos la infraestructura necesaria para cumplir con las necesidades que requiera la reunión. Algunos de los aspectos concretos que tendremos en cuenta a la hora de elegir el lugar serán, además de las infraestructuras con las que cuenta, la accesibilidad, la ubicación, las conexiones o la capacidad del lugar.

Muchas empresas se ven obligadas a alquilar espacios fuera de sus instalaciones para celebrar estas reuniones por falta de espacio. Alquilar salas en los centros de negocios es una buena alternativa, porque son espacios ya equipados con un mobiliario básico flexible según las necesidades. Además, permiten cierta flexibilidad, porque puedes alquilar estos espacios por horas, solo pagarás por el tiempo que necesites utilizarlos. Esto no sucede en los hoteles.

¿Qué te ofrece el Centro de Negocios Coslada para organizar reuniones efectivas?

El Centro de Negocios Coslada te ofrece distintos espacios de trabajo para organizar reuniones de trabajo efectivas. Todas sus salas para celebrar eventos disponen de un mobiliario básico y de las mejores condiciones de climatización para facilitar el desarrollo de las reuniones. Tienen tamaños diferentes y dependerá de tus necesidades la elección de una u otra. Puedes escoger entre:

• Sala de Juntas: Es una sala multifuncional ideal para celebrar reuniones. Está ubicada en planta principal y tiene una capacidad para un máximo de 6 personas. Está equipada con mesa de cristal y sillas, AACC y calefacción.

• Sala multifuncional para reuniones: La puedes encontrar en la planta primera. Tiene capacidad para un máximo de 16 personas sentadas. Equipada con mesa de cristal y sillas, AACC y calefacción.

• Auditorio: Ubicada en planta primera, cuenta con capacidad para 40 personas sentadas. Está equipada con AACC y calefacción, y dispone de acceso a Wi-Fi gratuito. Además, cuenta con la mejor tecnología, porque dispone de pantalla de 4x3m para proyecciones y 1 equipo de proyección en alquiler. Tiene 2 puertas de acceso independientes y 1 guardarropa.

Conclusiones sobre cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Es necesario planificar reuniones de trabajo periódicamente para compartir información y establecer unas acciones a seguir por el bien de una empresa. Pero, para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es fundamental realizar una planificación previa. Los centros de negocios cuentas con salas ya preparadas para hacer reuniones exitosas.

En el Centro de Negocios Coslada nos adaptamos a tus necesidades, podrás utilizar una de nuestras salas para reunirte con proveedores, clientes o socios. Todas ellas disponen de un mobiliario básico y las mejores condiciones de climatización para facilitar el desarrollo de las reuniones. También es posible disponer de la última tecnología, como 1 pantalla para proyecciones y 1 equipo de proyección en el Auditorio.

¡Organiza tus reuniones en el Centro de Negocios Coslada!