El mundo laboral se ha revolucionado en los últimos años. Factores como la pandemia global, el avance tecnológico y los cambios en las expectativas de los empleados han acelerado la transición hacia nuevos modelos de trabajo que priorizan la flexibilidad, la adaptabilidad y el bienestar.

Bajo este entorno, los espacios de trabajo flexibles han surgido como una solución clave para satisfacer las necesidades de las empresas y los profesionales modernos. La flexibilidad en el uso del espacio permite optimizar recursos y ajustar el tamaño de las oficinas según las necesidades actuales.

En este post, analizamos en profundidad qué son las oficinas flexibles, sus beneficios, y cuáles son las diferencias respecto a las oficinas tradicionales.

En el Centro de Negocios Coslada, te ofrecemos oficinas flexibles adaptadas a tus necesidades cambiantes. Sabemos que tu negocio evoluciona con el tiempo, y por eso nuestros espacios de trabajo están preparados para acompañarte en ese crecimiento.

Importancia de la flexibilidad para adaptarse al cambio

En las empresas, el cambio es una constante. Un espacio de trabajo que hoy parece suficiente, mañana puede quedarse pequeño o, por el contrario, resultar excesivo. Por eso, contar con una oficina flexible que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu negocio es una ventaja estratégica.

La flexibilidad y la escalabilidad no son solo palabras que estén en boca de todos, sino elementos clave para garantizar que tu empresa pueda seguir creciendo sin que el entorno se convierta en un problema.

Un espacio que crece contigo permite que no tengas que preocuparte de mudanzas innecesarias o de invertir en infraestructuras que podrían quedarse obsoletas. Esto es especialmente relevante para startups o pymes, que a menudo experimentan etapas de crecimiento rápido. Disponer de la posibilidad de ampliar metros cuadrados, incorporar nuevos puestos de trabajo o habilitar salas específicas para reuniones o formación es una gran ventaja para las empresas.

¿Qué es un espacio de trabajo flexible?

Un espacio de trabajo flexible es un entorno diseñado para adaptarse a las distintas necesidades de las personas y negocios. Las oficinas flexibles se distinguen de las oficinas tradicionales en que suelen vincularse a compromisos a largo plazo y ofrecen poco margen para ajustes. Los espacios flexibles permiten elegir cómo, cuándo y dónde trabajar, según lo que mejor se ajuste a su situación específica. Esto puede incluir desde el alquiler de una oficina por unas horas, hasta oficinas privadas por semanas o meses.

De la oficina tradicional a la oficina flexible

Las oficinas flexibles son una de las mejores alternativas a los espacios de trabajo tradicionales, sobre todo en la situación actual en la que conviven fórmulas de trabajo híbridas, limitaciones de espacio, empresas que han dejado su oficina y necesitan un lugar para volver y muchas otras situaciones.

Las oficinas flexibles son una evolución de las oficinas tradicionales y han sido pensadas para adaptarse a las necesidades de las empresas y profesionales, evolucionando con el negocio.

Hasta ahora nos encontrábamos con muchas empresas cuyas oficinas eran espacios muy jerarquizados, en las que abundaban los despachos, los sitios de trabajo fijos e individuales y en las que no existían lugares pensados para la innovación, la creatividad, el descanso de los empleados y el trabajo en equipo.

Pues bien, poco a poco este modelo de oficina tradicional se está transformando, dando lugar a espacios más horizontales y sin jerarquía, pensados para el bienestar de los trabajadores y adecuados a las nuevas formas de trabajo en equipo.

Este cambio en el modelo de oficina tradicional no solo obedece a criterios estéticos, sino también a que potencian la comunicación entre los trabajadores, aumentando hasta un 20% la productividad.

El cambio de la oficina tradicional a la oficina flexible viene impulsado por:

• La digitalización y trabajo remoto: La posibilidad de trabajar desde cualquier lugar gracias a la tecnología ha reducido la necesidad de estar físicamente presente en una oficina.
• El cambio en las expectativas de los empleados: Las nuevas generaciones de trabajadores valoran cada vez más la flexibilidad y la posibilidad de equilibrar su vida laboral con su vida personal.
• La globalización: Las empresas operan a menudo en múltiples ubicaciones y zonas horarias, lo que requiere una mayor adaptabilidad en los espacios de trabajo.

Ventajas de las oficinas flexibles

1. Podrás cambiar de ubicación cuando quieras:

Las oficinas flexibles te permiten cambiar de espacio cuando lo desees, tanto porque trabajar siempre en el mismo espacio se te hace repetitivo, como porque prefieras acudir a un coworking más cercano por motivos familiares. Cabe recordar que el fin último de las oficinas flexibles es ponerte las cosas más fáciles, y la conciliación del trabajo y la vida familiar tiene un papel fundamental en tu bienestar y en el de tus empleados.

2. Adaptación rápida a las necesidades de tu empresa:

Esta adaptación es máxima, pudiendo llegar a pagar solo por el tiempo que utilices la oficina. Por ejemplo, imagina que puedes desempeñar tu trabajo cómodamente desde casa, pero quieres un lugar más profesional para reunirte con clientes, socios o empleados. En ese caso, puedes alquilar una oficina flexible únicamente durante esas horas. Llegado final de mes, abonarás la cantidad correspondiente por el tiempo que has pasado en dichas instalaciones. No en vano han sido calificadas como las oficinas del futuro.

3. Las oficinas híbridas facilitan el networking:

Otra de las ventajas de las oficinas flexibles u oficinas híbridas (diseñadas para combinar trabajo presencial y remoto) es que suelen ser compartidas por otras empresas o profesionales, con los que te será fácil relacionarte e incluso llegar a acuerdos si ambas partes salís beneficiadas. Este tipo de ambientes también son una gran fuente de inspiración y motivación para los emprendedores.

4. Las oficinas flexibles son más económicas:

Cuando alquilas una oficina por meses, vas a tener que pagar siempre lo mismo sin importar cuanto la uses; además, los alquileres no siempre resultan económicos. Con una oficina flexible tú eliges cuanto la usas y, por ende, cuanto pagas. Si un mes prefieres dedicar ese dinero a otros asuntos, también puedes prescindir de la oficina sin dar más explicaciones. Por supuesto, sucede lo mismo al contrario, podrás ampliar tu espacio cuando lo necesites con total comodidad.

5. Oficinas híbridas, un ambiente profesional:

Las oficinas híbridas o espacios de coworking se caracterizan por una decoración cuidada que denota profesionalidad, esto tiene muchas ventajas a la hora de reunirte con posibles socios o clientes, pues puede transformar por completo la forma en que perciben tu imagen de marca. Los empleados también se sienten más motivados y concentrados en este tipo de ambientes.

Diferencias entre oficinas tradicionales y despachos flexibles

1. Compromiso y flexibilidad

• Oficinas tradicionales: las oficinas tradicionales generalmente requieren contratos a largo plazo, lo que puede ser una limitación para empresas en crecimiento o aquellas que experimentan fluctuaciones en su número de empleados. Este modelo de arrendamiento puede ser costoso y poco flexible, especialmente si la empresa necesita ajustar su espacio de oficina con frecuencia.

• Oficinas flexibles: ofrecen la posibilidad de escalar hacia arriba o hacia abajo según las necesidades actuales de la empresa. Esto significa que una empresa puede comenzar con un solo escritorio y, a medida que crece, ampliar su espacio dentro del mismo entorno sin los complicados procesos de mudanza o renegociación de contratos. La flexibilidad también se extiende a los horarios, ya que muchos espacios están disponibles 24/7, lo que permite a los empleados trabajar en horarios que mejor se adapten a sus vidas.

2. Costes

• Oficinas tradicionales: El alquiler de una oficina tradicional implica un compromiso financiero significativo, que incluye no solo el arrendamiento del espacio, sino también los costes asociados con el mobiliario, la tecnología, los servicios públicos, el mantenimiento, y muchas más cosas. Además, estas oficinas requieren una inversión inicial considerable para la adecuación del espacio a las necesidades específicas de la empresa.

• Oficinas flexibles: En comparación, los espacios de trabajo flexibles ofrecen una solución más rentable. Los costes están a menudo basados en un sistema de pago por uso, lo que significa que las empresas solo pagan por lo que realmente necesitan y utilizan. No hay necesidad de preocuparse por los costes de mantenimiento, ya que estos están incluidos en la tarifa. Además, los servicios compartidos, como las salas de reuniones, las impresoras y el personal de recepción, permiten a las empresas ahorrar en gastos operativos adicionales.

3. Diseño y comodidades

• Oficinas tradicionales: El diseño de una oficina tradicional suele estar determinado por el propietario o arrendador, con opciones limitadas para personalizar el espacio. Aunque algunas empresas invierten en crear entornos de trabajo atractivos y funcionales, muchas oficinas tradicionales siguen un diseño rígido y poco inspirador que puede no fomentar la creatividad o la productividad.

• Oficinas flexibles: Están diseñados pensando en la adaptabilidad y la comodidad. Suelen ofrecer una variedad de opciones de diseño, desde estaciones de trabajo abiertas hasta oficinas privadas, salas de reuniones y áreas comunes que fomentan la interacción y la colaboración. Los espacios flexibles también tienden a estar más alineados con las tendencias actuales en diseño de oficinas, como la incorporación de luz natural, mobiliario ergonómico, y áreas verdes. Estos elementos no solo mejoran el bienestar de los empleados, si no que también pueden aumentar la productividad y la satisfacción laboral.

4. Cultura y colaboración

• Oficinas tradicionales: Las oficinas tradicionales pueden fomentar un fuerte sentido de cultura organizacional, ya que los empleados trabajan juntos en un espacio fijo y familiar. Sin embargo, este entorno también puede ser menos dinámico, y la interacción se limita a los empleados de la misma empresa.

• Oficinas flexibles: Fomentan un entorno de colaboración más amplio, donde profesionales de diferentes industrias y empresas trabajan juntos en el mismo espacio. Esta mezcla puede llevar a la creación de nuevas ideas, oportunidades de negocio y asociaciones que de otra manera no habrían surgido. Además, los espacios de coworking suelen organizar eventos y actividades para promover el networking y la interacción entre sus miembros, fortaleciendo así una cultura de innovación y cooperación.

5. Tecnología e infraestructura

• Oficinas tradicionales: Las oficinas tradicionales requieren que las empresas instalen y mantengan su propia infraestructura tecnológica, lo que puede ser costoso y requerir mucho tiempo. La actualización de equipos y la implementación de nuevas tecnologías pueden ser desafíos continuos.

• Oficinas flexibles: Están equipados con tecnología moderna desde el primer día. Esto incluye internet de alta velocidad, sistemas de videoconferencia, impresoras y equipos audiovisuales, todo lo cual está disponible para los usuarios sin necesidad de instalaciones adicionales. La gestión de la infraestructura también es manejada por el proveedor del espacio, lo que permite a las empresas centrarse en su negocio principal sin preocuparse por problemas tecnológicos.

¿Cómo implementar un espacio flexible en tu oficina?

Una oficina flexible va unido a un entorno de trabajo flexible. Cambiar el diseño de la oficina es la parte sencilla, modificar la cultura de la oficina es el verdadero reto.

Si haces de tu oficina un concepto escalable, los costes serán menores, pero debes estar seguro del modelo de oficina que quieres.

Algunas ideas para crear una oficina más flexible son:

• Los escritorios de pie y un personal de oficina más móvil te dará el espacio que necesita para ser más flexible con su espacio de oficina.
• La creación de un lugar de trabajo colaborativo puede lograrse utilizando mobiliario flexible y multiuso.
• No ates a las personas a los escritorios, crea zonas productivas de trabajo.
• Mesas amplias para varios trabajadores; aumenta la colaboración, comunicación y creatividad.
• Crea una zona de ocio donde desconectar y tomar un café sin tener que salir a la calle.
• Las salas de reuniones pasan a ser reconfigurables y se transforman en módulos de diferentes tamaños para volver a permitir las reuniones de distinta capacidad o su uso como phonebooth.
• Mobiliario Adaptable: mesas y sillas de oficina abatibles, salas de reuniones y de conferencias unidas. Las mesas, sillas, biombos, pizarras… están disponibles con ruedas para que los empleados puedan reconfigurar salas fácilmente.

Conclusiones: impacto de las oficinas flexibles sobre las empresas y trabajadores

Las oficinas flexibles han transformado la forma en que empresas y trabajadores conciben el entorno laboral. Este modelo, que incluye espacios de coworking, estaciones de trabajo compartidas y políticas híbridas, ofrece múltiples beneficios, pero también plantea retos.

Las oficinas flexibles son un modelo clave para el futuro del trabajo, con beneficios significativos para empresas y empleados. Sin embargo, para maximizar su potencial, es necesario implementar políticas claras, garantizar el acceso a herramientas tecnológicas adecuadas y ofrecer apoyo a los trabajadores en su adaptación. Este enfoque híbrido y dinámico no solo mejora la eficiencia operativa, sino también el bienestar de los equipos, marcando una evolución positiva en el mundo laboral.